Nie tylko praca
27.01.2025 r. l Bożena Uścińska
Na twoim biurku od wczoraj leży wydrukowana „Modlitwa sekretarek”.
Dobry Boże,
pomóż mi dobrze pracować i spraw,
abym miała pamięć słonia,
cierpliwość świętego
i skórę nosorożca.
A kiedy szef poprosi mnie, abym została po godzinach
i przepisała pismo na trzy strony,
bo koniecznie trzeba je wysłać dzisiaj,
a potem to pismo leży cały następny dzień czekając na jego podpis,
proszę,
pomóż mi nie odezwać się.
Dobry Boże,
nie pozwól mi nigdy stracić cierpliwości,
nawet wówczas, gdy szef każe mi godzinami szukać czegoś,
co – jak się w końcu okazuje – leży na jego biurku.
Pomóż mi posiąść wiedzę geniusza,
chociaż moje wykształcenie ogranicza się do jednego fakultetu
i kursu dla asystentek.
Spraw,
abym zawsze dokładnie wiedziała,
gdzie jest i kiedy wróci mój szef,
chociaż on nigdy nic mi nie mówi,
gdy wychodzi.
Pomóż mi zrozumieć i wykonać wszystkie polecenia
bez potrzeby ich wyjaśniania.
I jeszcze jedno,
Dobry Boże:
na koniec roku daj mi moc przewidywania,
abym nie wyrzuciła tych papierów,
o które szef poprosi za kilka dni,
chociaż wcześniej powiedział:
„Proszę to zniszczyć –
te papiery tylko niepotrzebnie zajmują tu miejsce”.
– Nic dodać, nic ująć – myślisz kolejny raz odczytując „Modlitwę sekretarek”. Tekst przysłała ci Marlena, nowa asystentka twojego poprzedniego szefa. Kiedy w zeszłym roku nieoczekiwanie otrzymałaś propozycję pracy w wielkiej firmie handlującej meblami i sprzętem AGD, to ty poleciłaś ją swemu ówczesnemu prezesowi. Koleżanka do dziś okazuje ci za to wdzięczność, informując na przykład o zmianach w przepisach czy ciekawych publikacjach na temat pracy. Z wielkim zapałem realizuje się również w roli twojej osobistej specjalistki do spraw radzenia sobie ze stresem i prawie codziennie przysyła ci zabawne rolki, zdjęcia, memy lub anegdoty, które mają wprawić cię w dobry nastrój.
– Śmiech to samo zdrowie – Marlena powtarza przy każdej okazji. Przyznajesz jej rację i pewnie dlatego poranny przegląd poczty zaczynasz od sprawdzenia czy jest w niej coś, co cię rozbawi. Jednak przysłana przez przyjaciółkę modlitwa bawiła cię tylko podczas pierwszego czytania. – Przecież to tekst o oczekiwaniach, których nie można spełnić – myślisz. – Problem jest jednak głębszy i nie dotyczy tylko zawodu sekretarki – kontynuujesz rozważania. – Żeby go rozwiązać warto chyba zacząć od odpowiedzi na pytanie, czy zawsze trzeba spełniać oczekiwania innych?
– Teraz przypominam sobie, że już podczas pierwszej rozmowy z obecnym szefem przemknęło mi ono przez głowę – stwierdzasz z narastającym niepokojem.
– Pani Oliwo, zakładam, że wie pani, na czym polega prowadzenie biura prezesa, czyli najważniejszej osoby w firmie – usłyszałaś wtedy od przyszłego szefa. – Od dziś w pełni polegam na pani umiejętnościach organizacyjnych, inteligencji, wiedzy, pamięci, kulturze osobistej i refleksie. – Ale przede wszystkim spodziewam się, że będzie pani wiedziała, co robić by ułatwić mi podejmowanie trafnych decyzji – dodał po krótkim namyśle.
– Postaram się, żeby był pan zadowolony z mojej pracy – odpowiedziałaś wówczas.
– Niepotrzebnie pośpieszyłam się z tą deklaracją – myślisz teraz z irytacją. – Powinnam była raczej doprecyzować oczekiwania szefa i ustalić jak się mają do zakresu moich obowiązków na stanowisku jego asystentki. Nie zadbałam też, by powiedział, co ma być dla mnie priorytetem – jego sprawy, czy problemy klientów i personelu firmy. Efekt jest taki, że każdy, kto nie może się dostać do szefa, chce bym to ja załatwiła jego sprawy – natychmiast i dokładnie tak, jak sobie zaplanował! Tracę mnóstwo czasu! I wcale nie zyskuje jego wdzięczności – dodajesz rozżalona. – Potem spóźniam się z tym, co mam dla niego zrobić, a szef nie lubi czekać…
– Niech się pani wreszcie zajmie swoimi obowiązkami – już nieraz krzyczał. – Po co się pani angażuje w nie swoje sprawy? Żeby to się źle nie skończyło – ostrzegał.
Zadania asystentki
– „Modlitwa sekretarki” uświadamia mi, że zamiast liczyć na boską opiekę, powinnam liczyć głównie na siebie – przerywasz rozważania o sytuacjach, gdy próbowałaś sprostać sprzecznym oczekiwaniom otoczenia. – Nie ma gotowych recept na takie sytuacje… Ale może trzeba to na spokojnie przeanalizować. Zacznijmy od zadań, które mi powierzono – postanawiasz nagle.
– Asystentkę (sekretarkę) obowiązuje znajomość struktury organizacyjnej firmy – czytasz dokument, który ci wręczono, gdy podpisywałaś umowę o pracę. Powinna znać priorytety firmy oraz wszystkie obszary jej działania. Musi także umieć wybrać odpowiednie techniki przepływu informacji.
– Asystentkę – kontynuujesz czytanie – obowiązuje znajomość procedur biurowych: przyjmowania, rejestrowania, załatwiania, wysyłania i przechowywania dokumentów biurowych. Jest odpowiedzialna za sprawny obieg informacji wewnątrz firmy (zbieranie danych, ich porządkowanie, systematyzowanie, przetwarzanie, przesyłanie, przechowywanie oraz likwidacja zdezaktualizowanych danych).
– Do czego jeszcze jestem zobowiązana? – zastanawiasz się. – Acha, mam tu napisane, że jestem odpowiedzialna za przyjmowanie informacji wpływającej z zewnątrz, opracowanie informacji na potrzeby szefa, wysyłanie informacji na zewnątrz, przechowywanie informacji w celu dalszego jej wykorzystania. Powinnam znać zasady korespondencji biurowej (zarówno w odniesieniu do treści, jak i struktury) i umieć przygotować dokumenty zależnie od załatwianej sprawy (np. list intencyjny czy grzecznościowy).
– O, a teraz to, co muszę bardzo szczegółowo omówić z prezesem – przesuwasz wzrok na kolejny akapit. – Asystentka ma budować pozytywne relacje z szefem i współpracownikami. Ma przy tym być lojalna, dyskretna i uczciwa, słowem etyczna.
– Asystentka ma efektywnie obsługiwać klientów! – czytając ten wers, wzdychasz głęboko. – Ale być przy tym asertywna – dodajesz z ulgą. – Zwrócę uwagę szefowi na tę zasadę! – postanawiasz nagle.
– Co jeszcze powinnam? – kończysz przegląd zadań. – Odpowiadam za właściwą organizacja pracy sekretariatu, efektywne zarządzanie czasem własnym, szefa i współpracowników. Mam również sprawnie posługiwać się biurowymi programami komputerowymi. Można mi też przydzielić przygotowywanie prezentacji, zorganizowanie zebrań, spotkań i wyjazdów służbowych itp. Mam pamiętać, że jestem wizytówką firmy, czyli dbać o profesjonalny wygląd.
– Dużo tego – oceniasz zakres swoich obowiązków. – I wszystko zależy od szefa. Czy liczy na to, że asystentka będzie samodzielna, czy woli kontrolować każdy jej krok. Znam konsekwencje i jednego, i drugiego podejścia szefa do pracy asystentki – ciągłe zaabsorbowanie sprawami firmy, nawet po przyjściu do domu.
– Boże! – wyrywa ci się więc po przeczytaniu całego zestawu przydzielonych ci zadań. – Spraw, żebym każdego dnia potrafiła choć na chwilę wyjść z roli sekretarki! Amen.
Artykuł jest częścią cyklu „Głowa w równowadze”, w których psycholog Bożena Uścińska pomaga swoim czytelnikom i pacjentom Przychodni Miejskiej w Pieszycach spojrzeć na codzienne życie i spotykające nas wszystkich dylematy, trudności i problemy z perspektywy naszego własnego dobrostanu.
Zachęcamy do czytania, dumania i dzielenia się z nami swoimi spostrzeżeniami.
Kolejny tekst już za dwa tygodnie.
Zobacz również:
-
Czyste biurko – jak dbać o ochronę danych w pracy
O polityce czystego biurka, która może nas uchronić przed wieloma problemami.Czyste biurko – jak dbać o ochronę danych w pracy
O polityce czystego biurka, która może nas uchronić przed wieloma problemami. -
6 etapów mobbingu
Zaczyna się niepozornie od małych złośliwości, a kończy na zaburzeniach lękowych, depresji, strachu przed katastrofą ekonomiczną i społeczną degradacją, pogorszeniu fizycznego stanu zdrowia.6 etapów mobbingu
Zaczyna się niepozornie od małych złośliwości, a kończy na zaburzeniach lękowych, depresji, strachu przed katastrofą ekonomiczną i społeczną degradacją, pogorszeniu fizycznego stanu zdrowia. -
Portret ofiary mobbingu
Ofiarami nękania w pracy najczęściej nie są osoby słabe czy leniwe. Wręcz przeciwnie – to zazwyczaj silne osobowości, kompetentni, zdolni i kreatywni pracownicy.Portret ofiary mobbingu
Ofiarami nękania w pracy najczęściej nie są osoby słabe czy leniwe. Wręcz przeciwnie – to zazwyczaj silne osobowości, kompetentni, zdolni i kreatywni pracownicy.